Dokumente digitalisieren und GOBD konform archivieren

Warum Dokumente digitalisieren?

• Digitalisierung von Dokumenten - Das papierlose Büro
  Die Digitalisierung von Dokumenten ist unter dem Stichwort „Papierloses Büro“ ist vielen Unternehmen ein wichtiges Thema. Durch die lange, gesetzliche vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist (zumeist mindestens 10 Jahre) und durch das ständige Anwachsen der internen und extern ausgetauschten Geschäftsdokumente wird sowohl die sichere Aufbewahrung wie auch der Zugriff auf ältere Dokumente zu einer herausfordernden Aufgabe. Ein DMS (Dokumenten Management System) ist dafür die Lösung: In einem DMS werden Dokumente nicht nur sicher und digital aufbewahrt, auch die Suche und Weitergabe von Dokumenten wird durch ein solches System viel schneller und vor allem kontrollierbarer als mit einem herkömmlichen „analogen Archiv“.

• Besondere Anforderungen der Dokumentation für Medizinprodukte
  Besonders in der Medizinbranche ist die Arbeit mit Dokumenten als Bestandteil des QM Systems allgegenwärtig. Besonders wichtig ist dabei die Forderung, dass Änderungen an Dokumenten dokumentiert werden und auch der Zugriff auf ältere Dokumentenversion möglich sein muss. Auch dies ist mit einem DMS sehr viel leichter zu gewährleisten als mit traditionellen Methoden.

• Warum ist ecoDMS die ideale DMS Ergänzung zu Kontor?
  Kontor MED kann mit dem eingebauten Programmdesigner unbegrenzt angepasst und erweitert werden. Alle Anpassungen sind release-fähig, funktionieren also auch nach Programmupdates. So sind Sie für zukünftige Anforderungen bestens gerüstet.

  Wir haben uns auf dem Markt lange nach einem geeigneten DMS System gesucht, dass sich nahtlos in Kontor integrieren lässt. Dabei gab es für uns einige wichtige Qualitätsmerkmale:

  • PDF Dokumente die automatisch in Kontor erstellt werden, also z.B. PDF Dateien von Rechnungen, Lieferscheinen und Angeboten, sollten vollautomatisch ins DMS übertragen werden, ohne dass eine weitere Benutzerinteraktion nötig ist.
  • Dokumente, die Vorgangsbezogen in Kontor erfasst werden, also z.B. Eingangsrechnungen, Verträge oder produktspezifische Informationen sollten ebenfalls mit möglichst geringen Systembrüchen ins DMS übernommen werden.
  • Dokumente, die vorgangsbezogen in Kontor erfasst werden, also z.B. Eingangsrechnungen, Verträge oder produktspezifische Informationen sollten ebenfalls mit möglichst geringen Systembrüchen ins DMS übernommen werden.
  • Das DMS sollte auch über eine eigene komfortable Benutzeroberfläche verfügen und die automatische vorlagenbasierende Massenerfassung von Dokumenten aus Dateinen oder über Scanner ermöglichen.
  • Das DMS sollte eine Versionierung von Dokumenten ermöglichen, über eine Zugriffskontrolle und -Steuerung verfügen und natürlich eine GOBD konforme Arbeitsweise ermöglichen
  • Das DMS soll kostengünstig sein, sowohl bei den Lizenzen als auch bei den Updatekosten

  Alle diese Eigenschaften sind bei ecoDMS vorhanden. ecoDMS ist nicht nur eine sehr flexible und mächtige DMS Software, es ist auch sehr weit verbreitete Lösung und zudem eine der kostengünstigsten am Markt. Die ecoDMS Schnittstelle lässt sich in Kontor sehr leicht aktivieren und fügt sich nahtlos ein. Aus diesem Grund sehen wir ecoDMS als ideale DMS Ergänzung zu Kontor, besonders im Medizinproduktebereich, wo der Einsatz eines DMS besonders viel Sinn macht.

Überblick DMS Funktionen und Schnittstelle:

DMS Funktionen

• Sichere und rechtskonforme Langzeit-Archivierung
• Versionsverwaltung im DMS
• Umfangreiches Berechtigungssystem und Zugriffskontrolle
• Unterstützung von unternehmensspezifischen Arbeitsabläufen / Ablagesystemen
• Volltextindizierung von Dokumenten über OCR
• Plugins für Microsoft Outlook und Microsoft Word

DMS Schnittstelle

• Übernahme von bestehenden Kontor Dokumenten nach ecoDMS
• Automatischer Datentransfer für PDF Dateien beim Belegdruck
• Plug & Play Schnittstelle von Kontor MED / Kontor R4 Modular
• Integrierte Klassifizierungsmöglichkeit in Kontor zur Übertragung zu vorgangsbezogenen Dokumenten
• Archivierung von statischen Reports
• Archivierung von interaktiven Reports

„Plug & Play“: ecoDMS vorinstalliert auf NAS Laufwerk

Um den Start mit ecoDMS möglich einfach zu machen, kann ecoDMS auf einer „NAS“ (Network Attached Storage) installiert werden. Dies ist ein intelligentes Speichersystem, das normalerweise über mehrere gespiegelte Festplatten verfügt, um Dokumente redundant zu speichern und so vor einem Hardwareausfall zu schützen. Eine moderne NAS verfügt außerdem über eine eigenes Linux-Betriebssystem, auf dem der ecoDMS Server installiert werden kann. Durch eine vorkonfigurierte NAS wir Ihr Hauptserver von der Aufgabe der Dokumentenverwaltung befreit. Durch einfaches Verbinden der NAS mit Ihrem Netzwerk und Aktivierung der ecoDms Schnittstelle in Kontor ist Ihr Kontor System im Handumdrehen mit ecoDms verbunden und Ihr DMS System ist direkt einsatzbereit.